フランチャイズ本部が加盟店の人手不足を支援する方法｜募集・勤怠を一元管理

フランチャイズ加盟店では、曜日や時間帯によって必要な人数が変わります。急な欠勤が重なると、店長や既存スタッフの負担も増えます。しかし、本部が働く人を一括して雇い、各店へ送ればよいとは限りません。フランチャイズでは本部と加盟店の経営主体が異なるためです。本部には、各店の責任を保ちながら、募集方法や管理の仕組みを共通化する支援が求められます。

本部の役割は「人を直接手配すること」だけではない

フランチャイズ本部は、教育、情報提供、経営管理などを通じて加盟店を支えます。人手不足への支援も同じです。

求人の書き方、申請手順、勤怠の確認方法、問い合わせ先などを共通化するだけでも、加盟店ごとのばらつきを減らせます。日本フランチャイズチェーン協会も、本部に必要な機能として、教育・指導、情報提供、経営管理などを挙げています。

加盟店の不足状況を見えるようにする

最初に、どの店舗で、いつ、何人不足しているかを共通の形式で集めます。「忙しい」「人が足りない」という報告だけでは、本部が支援の優先順位を決めにくいためです。

店舗名、勤務日時、仕事内容、必要人数、必要な経験、賃金、交通費、服装、持ち物などを入力する共通の求人ひな形を用意します。ひな形とは、繰り返し使える基本の書式です。

本部が基本項目を決めておけば、加盟店は求人を作りやすくなります。労働条件の記載漏れを防ぐための確認にも役立ちます。

共通のスポットワークシステムを用意する

スポットワークとは、短時間・単発の雇用契約で働く方法です。共通システムを使うと、加盟店は求人作成、応募者の確認、採否、勤怠承認などを一つの管理画面で進められます。

ワーカーはスマートフォンやWebから求人を探し、応募や出退勤の記録を行います。本部側では、加盟店、求人、応募、勤務、報酬に関する情報をまとめて確認できます。Coolwareのシステムも、ワーカー向け、求人企業・店舗向け、全体管理者向けの三つの仕組みで構成されています。

これにより、応募が少ない店舗や、勤怠承認が止まっている店舗を見つけ、本部が運用を支援しやすくなります。

ただし、システムを導入すれば必ず人が集まるわけではありません。求人条件、地域、仕事内容、募集する時期も合わせて見直す必要があります。

外部サービスとも使い分ける

自社用のシステムと、外部の求人媒体やスポットワークサービスは併用できます。

導入初期に登録ワーカーが少ない場合は、外部サービスも利用しながら、自社側の募集方法を整える進め方があります。本部は、登録案内、仕事内容の説明、研修資料、よくある質問、問い合わせ窓口などを共通化するとよいでしょう。

一つの方法だけに絞らず、地域、職種、募集人数、緊急度に応じて使い分けることが大切です。

本部と加盟店の権限を分ける

共通システムを導入するときは、誰がどの情報を見て、何を操作できるかを決めます。

加盟店には、自店の求人、応募者、勤怠などを表示します。本部には、全体状況の確認や加盟店アカウントの管理など、運営に必要な機能を付けます。

ワーカーの住所、本人確認書類、銀行口座などの個人情報を、すべての加盟店が見られる設計は避けるべきです。閲覧できる項目、保存期間、操作履歴を要件定義の段階で整理します。

要件定義とは、開発を始める前に必要な機能と運用ルールを決める作業です。

雇用主と労務上の責任を先に決める

各加盟店が雇用主になる場合は、次の主体を明確にします。

• 求人を掲載する主体
• 労働条件を示す主体
• 勤怠を承認する担当者
• 賃金を支払う主体
• キャンセル時に対応する主体

本部のシステムは手続きを支援できますが、雇用主の責任が自動的に本部へ移るわけではありません。

一方、本部がワーカーを雇用し、加盟店の指示を受けて働かせる形は、労働者派遣に当たる可能性があります。労働者派遣とは、自社が雇用する人を、他社の指揮命令のもとで働かせる仕組みです。

また、スポットワークでは、労働契約が成立する時期、企業側のキャンセル、休業手当、実際の労働時間に基づく賃金の確定にも注意が必要です。厚生労働省も、使用者向けの注意事項を公表しています。運用開始前に、社会保険労務士や弁護士へ確認することをおすすめします。

小規模な試験運用から始める

最初から全加盟店へ導入するのではなく、直営店や協力を得やすい数店舗で試す方法が現実的です。

試験運用では、求人作成にかかる時間、応募状況、欠員を補えた件数、勤怠修正の件数、問い合わせ内容などを確認します。その結果をもとに、入力項目や承認手順を修正してから対象店舗を広げます。

システムの費用は、加盟店数と権限構成、スマホアプリの有無、即時払いの有無、給与計算システムとの連携などによって変わります。

Coolwareのベースシステムを使った場合、必要な機能を整理したうえで、個別にお見積もりさせていただく形になります。

まとめ

フランチャイズ本部による人手不足支援では、本部がすべての雇用業務を引き受けるのではなく、加盟店が安全に募集と雇用を行える共通基盤を整えることが重要です。

求人のひな形、加盟店別の権限、勤怠と支払いデータの管理、全体状況の確認を段階的に整えることで、本部が加盟店を継続して支援しやすくなります。

FAQ

Q1. 本部が全加盟店の求人をまとめて掲載できますか？

システム上で求人情報をまとめて管理することは可能です。ただし、各求人の雇用主が誰になるかは明確にする必要があります。加盟店が雇用主になる場合は、加盟店名、勤務場所、賃金、労働時間などを正しく表示します。

Q2. 加盟店同士で応募者の個人情報が見えてしまいませんか？

加盟店ごとに閲覧権限を分ける設計が可能です。各加盟店には自店に必要な情報だけを表示し、本部には全体管理に必要な範囲を表示します。

Q3. 外部のスポットワークサービスと併用できますか？

併用できます。登録ワーカーが少ない地域や急ぎの募集では外部サービスを利用し、それ以外の業務を共通システムで管理するなど、目的に応じて使い分けられます。

Q4. ワーカー向けスマホアプリは必須ですか？

必須とは限りません。Webブラウザで利用する方法と、iOS・Android向けアプリを用意する方法があります。必要な操作、通知方法、予算に合わせて選びます。

Q5. フランチャイズ向けシステムの費用は何で変わりますか？

加盟店数、管理者の権限、スマホアプリ、即時払い、本人確認、給与計算との連携などで変わります。最初に必要な機能だけを導入し、運用後に追加する方法もあります。