スキマバイトの手数料を削減する方法｜自社ワーカープール活用

外部のスキマバイトサービスは、急な欠員を埋めたいときに便利です。募集、応募、勤怠、支払いまでをまとめて任せられるサービスもあります。

ただし、利用人数や賃金に応じて手数料がかかる契約では、利用が増えるほど支払額も大きくなります。

継続的にスポット人材を使う企業では、外部サービスだけに頼らず、自社で働ける人を登録・管理する「自社ワーカープール」を持つ方法があります。

外部サービスを否定するのではありません。新しい人を集める方法と、経験者へ再び仕事を案内する方法を分ける考え方です。

まずはスキマバイトの手数料を見える化する

最初に、現在いくら支払っているかを確認します。

手数料の目安は、次の計算で把握できます。

1日の手配人数×平均賃金×手数料率×月の稼働日数

求人掲載料、振込手数料、キャンセル料などが別にある場合は、それも加えます。

月ごとの利用額だけでなく、年間で計算することが大切です。繁忙期と通常期を分け、直近6か月から1年の実績を使うと、現実に近い数字になります。

自社ワーカープールとは

自社ワーカープールとは、仕事を案内できる人材を自社で登録し、必要なときに募集できる仕組みです。

現在のアルバイト、過去に働いた人、退職者、季節スタッフ、自社採用ページからの登録者などが候補になります。

単なる連絡先一覧ではありません。経験した仕事、勤務した店舗、保有資格、希望地域、勤務できる曜日なども管理します。

働いた実績が分かれば、業務を理解している人へ優先的に仕事を案内しやすくなります。

手数料を減らす3つの進め方

新規募集と経験者の再募集を分ける

新しい地域や職種では、外部サービスを利用します。一方、繰り返し発生する仕事は、自社ワーカープールへ案内します。

このように役割を分けることで、人材を集める力を保ちながら、繰り返し発生する手数料の削減を目指せます。

自社で登録を受け付ける

既存スタッフや退職者へ登録を案内するほか、自社サイトにワーカー登録ページを設けます。

登録時には、個人情報を何に使うのか、どのような方法で仕事を案内するのかを明確にします。

募集から支払いまでを仕組み化する

人数が増えると、電話、メール、表計算ソフトだけでは管理が難しくなります。

求人公開、応募、採否、出退勤、勤務承認、支払いデータを一つにつなぐことで、同じ情報を何度も入力する作業を減らせます。

Coolwareのスポットワークマッチングシステムは、ワーカー向け、求人を出す事業所向け、全体を管理する運営者向けの3つの仕組みを連携させます。求人検索・応募、応募者管理、勤怠、支払いデータ管理までをまとめて運用できます。現場のルールに合わせた調整も可能です。

外部のスキマバイトサービスとの併用も有効

自社ワーカープールだけでは、必要人数をすぐに集められない場合があります。

特に、初めて出店する地域や、急に大人数が必要になった日は、外部サービスが役立ちます。

そのため、すべてを一度に切り替える必要はありません。通常の募集は自社ワーカープールで行い、不足分だけ外部サービスで補う方法があります。

外部サービスで出会った人へ自社登録を案内するときは、各サービスの利用規約や契約条件を必ず確認してください。

システム費用を含めて比較する

自社システムにも費用はかかります。

初期構築費、月額運用費、保守費のほか、SMS（携帯電話のショートメッセージ）、本人確認、銀行振込などの費用が発生する場合があります。

即時払い、スマホアプリ、複数拠点、既存の給与システムとの連携など、必要な構成によって費用は変わります。Coolwareでも、初期構築費と月額運用費を基本とし、具体的な金額は要件に応じた見積もりとしています。

比較するときは、外部手数料だけでなく、担当者の作業時間も含めます。

「年間の外部手数料と担当者の作業時間」と「初期費用と数年分の運用費」を並べると、導入を判断しやすくなります。

利用人数が少ない企業では、外部サービスを使い続ける方が合う場合もあります。

労務管理は自社の責任になる

自社で直接雇用する場合は、労働条件の明示、労働時間の記録、賃金の支払い、キャンセルや早上がりへの対応などが必要です。

厚生労働省は、スポットワークの使用者向けに、労働契約成立後の休業手当や、実際の労働時間に基づく賃金処理などの注意点を公表しています。

システムを導入するだけで、法令への対応がすべて完了するわけではありません。

雇用契約の成立時期、社会保険・雇用保険、給与計算、個人情報の扱いは、運用方法によって判断が変わります。導入前には、社会保険労務士や弁護士へ確認することをおすすめします。

小さく始めて効果を確かめる

自社ワーカープールは、外部サービスを完全に置き換えるためだけの仕組みではありません。

何度も依頼する仕事を経験者へ案内し、繰り返し発生する手数料と連絡作業を少しずつ減らす方法です。

まずは一つの店舗や職種から試します。

応募率、必要人数が集まった割合、外部サービスの利用額、担当者の作業時間を比較します。数字を確認しながら対象を広げることで、自社に合った運用を作りやすくなります。

FAQ

自社ワーカープールを作れば、手数料はゼロになりますか？

外部サービスへ支払う仲介手数料は削減できます。ただし、システム利用料、保守費、銀行振込料、SMS送信料、運営担当者の人件費などは必要です。手数料だけでなく、全体の費用で比較してください。

どの程度の利用人数があれば、自社システムが向いていますか？

一律の基準はありません。利用人数、募集回数、平均賃金、現在の手数料率によって変わります。直近1年間の外部手数料と担当者の作業時間を計算し、自社システムの数年分の費用と比べて判断します。

ワーカーはどのように集めますか？

現在のスタッフ、過去に働いた人、退職者、季節スタッフ、自社採用ページからの応募者などへ登録を案内します。登録時には、個人情報の利用目的と仕事の案内方法を明示する必要があります。

外部サービスで働いた人を自社ワーカープールへ登録できますか？

利用している外部サービスの規約や契約によって異なります。無断で自社登録を勧めるのではなく、勧誘や直接契約に関する条件を事前に確認してください。

即時払い機能やスマホアプリは必須ですか？

必須ではありません。Webブラウザで利用する仕組みや、月締め払いから始めることも可能です。即時払い、iOS・Androidアプリ、複数事業所対応などを追加すると、開発費と月額費用が変わります。