スポットワークシステムに必要な機能一覧｜利用者・店舗・管理者別に解説

スポットワークシステムには、求人を検索する機能だけでなく、本人確認、応募、勤怠、報酬の支払いなど、多くの機能が必要です。さらに、店舗が求人や応募者を管理する画面と、運営者がシステム全体を管理する画面も欠かせません。本記事では、必要な機能を利用者・店舗・管理者に分けて解説します。

スポットワークシステムは3つの画面で構成される

スポットワークシステムは、働く人が使う「利用者画面」、求人を出す「店舗・事業所画面」、サービス全体を運営する「管理者画面」の3つで構成するのが基本です。

募集から応募、勤務、報酬の確定まで、同じデータを各画面でつなぐ必要があります。例えば、利用者が記録した出退勤を店舗が確認し、承認された勤務情報を管理者が支払いデータとして処理します。

利用者（ワーカー）に必要な機能

登録・本人確認機能

利用者画面では、最初に会員登録とログイン機能が必要です。電話番号を使ったSMS認証を導入すると、登録した本人の電話番号であることを確認できます。

登録項目としては、氏名、住所、顔写真、職歴、希望する職種などが考えられます。運用方法によっては、運転免許証などの本人確認書類をアップロードする機能も必要です。

本人確認の審査状況を画面に表示すると、利用者が次に何をすればよいか分かりやすくなります。報酬を振り込むための銀行口座登録も必要です。

求人検索・応募機能

仕事を探す画面では、勤務日、地域、職種、経験、交通費の有無などで求人を絞り込めるようにします。

求人詳細には、仕事内容、勤務時間、休憩、報酬、交通費、持ち物、服装、勤務地、注意事項などを表示します。応募を確定する前に、仕事内容と労働条件をもう一度確認できる画面も必要です。

勤怠・連絡・支払い機能

採用後は、応募した仕事を「選考中」「採用」「勤務終了」などの状態に分けて表示します。

出勤と退勤は、店舗に置かれたQRコードをスマートフォンで読み取る方法があります。QRコードを読み取れない場合の申請や、打刻時刻の修正を依頼する仕組みも考えておきます。

そのほか、店舗とのメッセージ、勤務履歴、報酬残高、支払い履歴、プロフィール変更、問い合わせ、退会なども必要です。即時払いを導入する場合は、月末などの通常支払日より前に、利用者が振込を申請する機能を追加します。

店舗・事業所に必要な機能

求人作成・応募者管理機能

店舗側では、求人の作成と公開が中心になります。仕事内容、勤務日時、休憩時間、募集人数、時給や日給、交通費、応募期限、自動採用の有無などを登録します。

似た求人を繰り返し掲載する場合は、求人のコピーや下書き保存があると便利です。

応募が入った後は、応募者の一覧と詳細を確認し、採用または不採用を決めます。利用者との連絡に使うメッセージ機能も必要です。

勤怠確認・ワーカー管理機能

勤務当日は、出退勤用QRコードを表示または印刷します。勤務後は、実際の開始時刻、終了時刻、休憩、交通費、手当などを確認し、勤務実績と報酬額を承認します。

時刻に違いがある場合は、利用者からの修正依頼と店舗の確認結果を記録できるようにします。

ほかにも、求人一覧、応募履歴、勤務経験のあるワーカーの一覧、店舗アカウント設定、勤怠表などのデータ出力が考えられます。

管理者に必要な機能

管理者画面では、すべての店舗と利用者を横断して管理します。

主な機能は、利用者の登録状況、本人確認の承認・非承認、店舗アカウントの追加・停止、全求人、全応募、全勤務の確認です。問題が起きたときに、店舗や利用者を検索して状況を確認できる機能も必要です。

報酬管理では、月締めで支払う振込データを作成します。即時払いを導入する場合は、利用者から申請された支払いを別に管理します。

複数の企業が参加するプラットフォームでは、手数料設定、企業ごとの利用料計算、請求一覧、請求データ出力も必要です。自社の店舗だけで利用する仕組みでは、これらを簡略化できる場合があります。

管理者を複数人登録する機能も検討します。個人情報や報酬を扱うため、担当者ごとの操作権限、操作履歴、アクセス制限、バックアップなども重要です。

必要な機能は運用方法で変わる

すべての機能を最初から導入する必要はありません。

まずは「登録、求人、応募、勤怠、承認、支払い」という基本の流れを作り、実際に使いながら追加する方法もあります。Coolwareのシステムも、利用する企業の現場ルールに合わせて画面や処理の流れを調整する提供形態です。

スマートフォンで利用できるWebシステムだけにするか、iPhone・Androidのアプリも開発するかによって、開発範囲は変わります。

即時払い、複数企業への対応、既存の給与・勤怠システムとの連携、SMSやプッシュ通知の有無によっても、開発費用と月額費用が変わります。

法律と労務管理もあわせて確認する

スポットワークシステムでは、画面や機能だけでなく、実際の雇用方法と運用ルールも重要です。

労働条件の明示、雇用契約が成立する時期、勤怠、賃金の支払日、キャンセル、個人情報の扱いなどを整理する必要があります。厚生労働省も、スポットワークを利用する事業者と労働者に向けた労務管理上の留意事項を公開しています。

法律や制度は変更されることがあります。公開日やシステム導入時点の最新情報を確認し、社会保険労務士や弁護士にも相談することをおすすめします。

まとめ

スポットワークシステムでは、利用者、店舗、管理者の操作を別々に考えるだけでは不十分です。

求人情報、応募状況、勤務実績、報酬データが正しくつながる設計が必要です。自社の雇用方法や支払い方法を整理したうえで、必要な機能の優先順位を決めましょう。

FAQ

Q1. 最初からすべての機能を開発する必要がありますか？

必要ありません。まずは会員登録、求人、応募、勤怠、承認、支払いなどの基本機能から始められます。運用後に、即時払い、通知、評価、外部システム連携などを追加する方法もあります。

Q2. スマートフォンアプリは必須ですか？

必須ではありません。スマートフォンに対応したWebシステムでも利用できます。ただし、プッシュ通知やカメラ、アプリからの操作性を重視する場合は、iPhone・Androidアプリを検討します。

Q3. 即時払い機能は必ず必要ですか？

必須ではありません。決められた日にまとめて支払う運用も可能です。即時払いを導入する場合は、振込サービスとの連携、手数料、申請履歴、振込エラーへの対応なども必要になります。

Q4. 自社専用システムとプラットフォームでは必要な機能が違いますか？

違います。自社の店舗と登録スタッフだけで使う場合は、機能を比較的シンプルにできます。複数企業が参加するプラットフォームでは、企業管理、手数料設定、請求管理などの機能が必要です。

Q5. 労務関係の確認は誰に相談すればよいですか？

雇用契約、労働条件、勤怠、賃金については社会保険労務士への相談が考えられます。契約関係や法的な判断が必要な場合は、弁護士にも確認してください。