プログラムやWebサイトは開発完了後が本番、運用も含めた予定を立てよう

IT化やデジタルツールの導入は、企業の競争力を高めるために欠かせない取り組みです。しかし、プログラムやWebサイトを「完成させること」がゴールだと考えるのは大きな誤解です。実際には、制作完了後の運用が本番といえます。この記事では、システムやWebサイトの運用に必要な計画や費用について、ITに不慣れな方にも分かりやすく解説します。

開発費だけではなく「運用費用」も必要

プログラムやWebサイトを導入する際、多くの企業は開発費に目を向けます。たとえば、発注先から「開発費用300万円」と提示されると、それが全体のコストだと考えがちです。しかし、ITシステムやWebサイトの本格的な費用は運用フェーズで発生場合もしばしばあります。

運用フェーズにかかる費用の例

以下は、運用開始後に発生しがちな費用の一例です：

1. システム保守費用
2. Webサイトの更新費用
3. システムの改修費用
4. サーバーの維持・管理費用

これらの運用費用は、一度開発を終えた後も長期的に発生します。そのため、開発時点で「運用フェーズにどのくらいの費用がかかるのか」をしっかり把握して予算や人員を確保しておくこともITの利活用に重要です。

なぜ運用開始後も作業が必要なのか？

システムやWebサイトは、導入後も「使い続けられる状態」を維持するために、様々な作業が必要です。特に以下のような点に注意してください。

1. システムの保守・メンテナンス

ITシステムやWebサイトは、一度作ったらそのまま使い続けられるわけではありません。たとえば：

• 不具合の修正：ソフトウェアは複雑なため、予期せぬエラーやバグが発生することがあります。
• 機能追加：運用していくと新しい機能が必要になることはよく発生します。
• セキュリティ対策：適切な対策を講じ続けないとデータ流出や業務停止のリスクがあります。

これらの対応を怠ると、システムの信頼性が損なわれ、最悪の場合、業務に大きな支障をきたすことになります。

2. コンテンツや機能の更新

特にWebサイトでは、情報が古くなると顧客に与える印象が悪くなるため、定期的な更新が欠かせません。SEOの観点からもコンテンツの追加や更新を行うことがが望ましいと言えます。

たとえば：

• 商品やサービス情報の追加・変更
• 季節ごとのキャンペーンやお知らせの掲載
• ユーザーのニーズに合わせた新しい機能の追加

更新作業を社内で行う場合でも担当者の工数が必要ですし、外注する場合は費用が発生します。

運用計画を事前に立てるべき理由

開発開始前に「運用計画」を立てておくことが非常に重要です。その理由を以下で説明します。

1. 運用費用の確保が必要

開発費用に加え、運用に必要な予算を事前に見積もっておかないと、完成後に「予算が足りず運用できない」という事態に陥る可能性があります。特に中小企業では予算の限られた中でプロジェクトを進めることが多いため、計画段階での慎重な予算管理が求められます。

2. 運用のための人員体制の確保

運用フェーズでは、次のような人員が必要になる場合があります：

• システムやWebサイトの管理を行う担当者
• 更新作業や問い合わせ対応を行うスタッフ
• 緊急時に対応できるITサポートチーム

これらの役割をどのように分担するかを事前に決めておくことで、運用開始後の混乱を防ぐことができます。

システム保守費用の目安と注意点

システム保守費用は、一般的に開発費の10〜15%/年を目安と考えられています。たとえば、開発費が500万円のシステムであれば、年間50万円〜75万円程度の保守費用がかかる計算です。ただし、この数字はあくまで目安であり、次のような要因によって変動します：

• システムの規模や複雑さ
• 利用するサーバーやクラウドサービスの種類
• 必要なサポートレベル（24時間対応など）
• システムやコンテンツの更新頻度

保守契約を結ぶ際は、発注先の企業と十分に相談し、自社のニーズに合った内容を選択することが重要です。

運用計画を立てる際のポイント

1. 運用費用の内訳を明確にする

運用費用には、保守費用、更新費用、改修費用が含まれることを考慮し、それぞれの見積もりを出しておきましょう。

2. 社内と外注の役割分担を決める

運用作業をすべて外注すると費用が高額になる可能性があります。一方、社内で全て対応するのは専門知識や工数の面で負担が大きい場合もあります。どの部分を外注し、どの部分を社内で対応するのかを事前に整理することが大切です。

3. 定期的に運用状況を見直す

システムやWebサイトの利用状況は、時間が経つにつれて変化します。運用状況を定期的に見直し、必要に応じて計画を修正する仕組みを作りましょう。

まとめ

プログラムやWebサイトの運用は、開発完了後が本番です。運用には次のような要素が必要です：

• 運用費用の確保：開発費の15%/年程度を目安とする
• 人員体制の準備：社内外のリソースを適切に配分する
• 計画的な更新・保守：事前に必要な作業を想定し、対応策を考えておく

運用計画を事前に立てることで、完成したシステムやWebサイトを長期的に活用でき、投資対効果を最大化できます。株式会社 Coolwareでは、システム開発から運用計画の立案、さらには運用中の保守サポートまで一貫して対応可能です。ぜひお気軽にご相談ください！